Zapas w magazynie stwarza pozory bezpieczeństwa, a to po prostu pieniądze wyjęte z obiegu. Worki mąki kupione na promocji, dwadzieścia kilogramów tłuszczu „bo i tak się zużyje”, cukier na trzy miesiące do przodu. Każda z tych decyzji z osobna wydaje się rozsądna. Razem potrafią zamrozić zaskakująco dużą kwotę. Zakupy to jeden z niewielu obszarów w cukierni, w których da się poprawić wynik bez zmiany oferty i bez podnoszenia cen. Akademia Mistrza gromadzi wiedzę dla branży cukierniczo-piekarskiej obejmującą także tę finansową stronę prowadzenia zakładu. Poniżej praktyczne podejście do planowania zaopatrzenia: ile zapasu ma sens, jak liczyć rotację i kiedy promocja faktycznie się opłaca.
Ile zapasu ma sens
Punkt odniesienia jest prosty: zapas surowców powinien wystarczać na dwa do trzech tygodni produkcji, a przy surowcach o krótkim terminie przydatności na tydzień. Wszystko powyżej tego poziomu to kapitał leżący na regale.
Wyjątki są dwa i należy je traktować właśnie jako wyjątki, a nie regułę. Pierwszy to surowce o długim terminie przydatności i stabilnej cenie, przy realnie korzystnych warunkach zakupu. Drugi to okres przedświąteczny, kiedy dostawcy mają wydłużone terminy realizacji, a brak surowca w grudniu kosztuje znacznie więcej niż magazynowanie go przez trzy tygodnie.
Rotacja mówi więcej niż cena jednostkowa
Rotacja to liczba mówiąca, ile razy w roku zapas danego surowca zostaje zużyty i odtworzony. Liczy się ją prosto: roczne zużycie podzielone przez średni stan magazynowy.
Mąka, cukier i tłuszcze w dobrze prowadzonym zakładzie rotują kilkanaście do dwudziestu kilku razy w roku. Dodatki, dekoracje, barwniki i surowce sezonowe zwykle poniżej pięciu. To nie jest błąd, bo taka jest ich natura, ale właśnie tam najczęściej zamraża się pieniądze i tam najczęściej upływają terminy.
Zróbcie raz w roku przegląd pod tym kątem. Zwykle okazuje się, że kilkanaście procent asortymentu magazynowego odpowiada za większość wartości zapasu, a używa się go kilka razy w sezonie. Część z tych pozycji da się zamawiać w mniejszych opakowaniach, część pod konkretne zlecenie, a kilku po prostu nie warto trzymać.
Kiedy promocja się opłaca, a kiedy tylko tak wygląda
Rabat ilościowy jest realny wtedy, gdy surowiec zostanie zużyty przed upływem terminu, mieści się w magazynie i nie blokuje pieniędzy potrzebnych gdzie indziej. Trzy warunki, wszystkie muszą być spełnione jednocześnie.
Przykład z praktyki. Dostawca proponuje 12% rabatu przy zamówieniu trzymiesięcznego zapasu tłuszczu. Zakład zużywa miesięcznie towar za 6 tysięcy złotych, więc oszczędność wynosi około 2 tysiące, a zamrożone zostaje 18 tysięcy na kwartał. Jeżeli te pieniądze są potrzebne na bieżąco, rabat jest kosztowny. Jeżeli firma ma płynność, magazyn ma miejsce, a termin przydatności obejmuje cały okres z zapasem, decyzja jest rozsądna.
Osobna kwestia to warunki przechowywania. Tłuszcze trzymane w zbyt ciepłym albo wilgotnym pomieszczeniu tracą parametry przed upływem terminu na opakowaniu, a wtedy rabat zamienia się w stratę, której nikt nie księguje, bo widać ją dopiero w niepowtarzalności wypieków.
Format opakowania a skala produkcji
Duże opakowanie jest tańsze w przeliczeniu na kilogram tylko wtedy, gdy zużyjecie je w rozsądnym czasie po otwarciu. To dotyczy zwłaszcza tłuszczów, gdzie po otwarciu liczy się nie tylko termin przydatności, ale też kontakt z powietrzem i stabilność temperatury przechowywania.
Zakład wypiekający kilka blach ciasta kruchego dziennie i taki, który robi to raz w tygodniu, powinny kupować ten sam surowiec w innym formacie. Oszczędność 8% na kilogramie przestaje mieć znaczenie, gdy jedna trzecia opakowania trafia do odpadu albo idzie do produkcji z pogorszonymi parametrami.
Przy tłuszczach cukierniczych warto porównać dostępne gramatury pod kątem własnego tygodniowego zużycia, a nie ceny za kilogram. W ofercie Akademii Mistrza znajdziecie margaryny przeznaczone do konkretnych zastosowań, w różnych formatach opakowań, wraz z opisem właściwości technologicznych.
Tłuszcz a planowanie zapasu
Przy planowaniu zakupów tłuszczów w grę wchodzą dwie sprawy naraz: rachunek i technologia.
Masło i margaryna dają różny efekt sensoryczny i to jest pierwsze kryterium wyboru, niezależne od ceny. Masło daje pełniejszy, charakterystyczny aromat i w części wyrobów jest nie do zastąpienia. Margaryna cukiernicza zmienia odbiór wypieku, a jednocześnie w niektórych ciastach, zwłaszcza kruchych i ucieranych, sprawdza się jako alternatywa, która zachowuje plastyczność w wyższej temperaturze pracowni. To ma znaczenie latem, kiedy w pomieszczeniu jest 26-28°C, a produkcja idzie seryjnie.
Z punktu widzenia magazynu różnica jest równie istotna. Margaryny mają zwykle dłuższy termin przydatności i mniej wymagające warunki przechowywania niż masło, co przy zakupach z wyprzedzeniem realnie zmienia kalkulację. Decyzja powinna jednak zaczynać się od wyrobu i oczekiwanego efektu, a kończyć na rachunku, nie odwrotnie.
Dostawcy, terminy i rzeczy, które widać dopiero po roku
Dwóch dostawców tego samego surowca to koszt trochę wyższej ceny jednostkowej i realne zabezpieczenie przed przerwą w produkcji. W grudniu ta różnica potrafi się zwrócić w jednym tygodniu.
Terminy płatności warto traktować jak element ceny. Ten sam surowiec z płatnością 30-dniową i z płatnością gotówkową to dwie różne oferty, nawet jeśli kwota na fakturze jest identyczna.
Raz w roku zróbcie przegląd cen zakupu. Podwyżki wchodzą stopniowo i po kilkunastu miesiącach okazuje się, że kalkulacja produktu opiera się na kosztach sprzed dwóch sezonów. To najczęstsza przyczyna sytuacji, w której zakład sprzedaje coraz więcej, a na koncie nie widać różnicy.
Akademia Mistrza: najczęstsze pytania o planowanie zakupów
Czy rabat ilościowy zawsze się opłaca?
Tylko wtedy, gdy surowiec zostanie zużyty przed upływem terminu, macie miejsce na jego przechowywanie i nie potrzebujecie tych pieniędzy w najbliższych tygodniach. Brak choćby jednego z tych warunków zamienia oszczędność w koszt.
Jak wybrać format opakowania tłuszczu?
Według tygodniowego zużycia, nie według ceny za kilogram. Opakowanie, którego nie zużyjecie w rozsądnym czasie po otwarciu, kosztuje więcej niż mniejsze i pozornie droższe.
Gdzie szukać informacji o właściwościach technologicznych tłuszczów cukierniczych?
Akademia Mistrza udostępnia opisy produktów wraz z ich zastosowaniami, a także materiały dotyczące zarówno rzemiosła, jak i prowadzenia zakładu cukierniczego.
– Artykuł sponsorowany